Η προστασία των προσωπικών σας δεδομένων είναι σημαντική για την ΕΞΠΑΝ ΙΚΕ («EXPAN», «εμείς»). Η πολιτική αυτή εξηγεί ποια δεδομένα συλλέγουμε μέσω του expan.gr και στο πλαίσιο της διαχείρισης πολυκατοικιών, για ποιον σκοπό, για πόσο καιρό τα κρατάμε και ποια δικαιώματα έχετε, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 («GDPR») και τον ν. 4624/2019.
1. Υπεύθυνος επεξεργασίας
ΕΞΠΑΝ ΙΚΕ (διακριτικός τίτλος EXPAN)
Σωκράτους 29, 38221 Βόλος
ΑΦΜ: 801314130 · ΓΕΜΗ: 154191544000
Email: [email protected] · Τηλ.: 24210 31231, 24210 35335
Για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με τα δεδομένα σας, επικοινωνήστε μαζί μας στο [email protected] με θέμα «Προσωπικά δεδομένα».
2. Ποια δεδομένα συλλέγουμε και γιατί
Συλλέγουμε μόνο όσα δεδομένα χρειάζονται για κάθε σκοπό. Τα πεδία με αστερίσκο (*) στις φόρμες είναι απαραίτητα για να εξυπηρετηθεί το αίτημά σας.
| Πού | Δεδομένα | Σκοπός | Νομική βάση (άρθρο 6 GDPR) | Διάρκεια τήρησης |
|---|---|---|---|---|
| Κοινόχρηστα Online | Ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο και email διαχειριστή, διεύθυνση και κωδικός πολυκατοικίας, δαπάνες, παραστατικά, σημειώσεις | Έκδοση και αποστολή κοινοχρήστων | 6.1.β (εκτέλεση σύμβασης διαχείρισης) και 6.1.γ (λογιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις) | Όσο διαρκεί η ανάθεση διαχείρισης και στη συνέχεια όσο απαιτεί η φορολογική νομοθεσία (κατά κανόνα 5 έτη) |
| Ζητήστε προσφορά | Ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, τηλέφωνο, email, στοιχεία του κτιρίου, σχόλια | Επικοινωνία, αυτοψία και σύνταξη προσφοράς | 6.1.β (ενέργειες πριν από τη σύναψη σύμβασης) | Έως 24 μήνες αν δεν προχωρήσει η συνεργασία |
| Ενημέρωση στοιχείων | Ονοματεπώνυμο, κινητό, email, διεύθυνση πολυκατοικίας, διαμέρισμα, όροφος, ιδιότητα (ιδιοκτήτης/ένοικος) | Ενημέρωση του μητρώου της πολυκατοικίας, αποστολή κοινοχρήστων και ενημερώσεων για το κτίριο | 6.1.β και 6.1.στ (έννομο συμφέρον για την ομαλή διαχείριση της πολυκατοικίας) | Όσο έχετε την ιδιότητα αυτή στην πολυκατοικία και διαρκεί η ανάθεση διαχείρισης |
| Ηλεκτρονική αποστολή κοινοχρήστων | Αποστολή των κοινοχρήστων με email αντί για έντυπο | 6.1.α (συγκατάθεση) | Μέχρι να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση | |
| Λίστα αναμονής πλατφόρμας | Ενημέρωση όταν ανοίξει η online πλατφόρμα ιδιοκτητών | 6.1.α (συγκατάθεση) | Μέχρι την έναρξη της πλατφόρμας ή την ανάκληση της συγκατάθεσης | |
| Αιτήματα (tickets) | Ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email, διεύθυνση, διαμέρισμα, περιγραφή, φωτογραφίες | Διεκπεραίωση βλαβών και ερωτημάτων, συντονισμός συνεργατών | 6.1.β και 6.1.στ | 3 έτη από το κλείσιμο του αιτήματος |
| Φόρμα επικοινωνίας | Ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, μήνυμα | Απάντηση στο μήνυμά σας | 6.1.στ (έννομο συμφέρον να απαντάμε σε ερωτήματα) | Έως 24 μήνες |
| Τεχνικά δεδομένα | Διεύθυνση IP, τύπος browser, ώρα πρόσβασης, αρχεία καταγραφής διακομιστή | Ασφάλεια του ιστότοπου, προστασία από spam και κακόβουλη χρήση | 6.1.στ (έννομο συμφέρον για την ασφάλεια) | Έως 90 ημέρες |
| Cookies | Βλ. Πολιτική cookies | Λειτουργία, στατιστικά, marketing | Απαραίτητα: 6.1.στ · Λοιπά: 6.1.α (συγκατάθεση) | Βλ. Πολιτική cookies |
Όταν στέλνετε φωτογραφίες σε αίτημα, παρακαλούμε να μην εικονίζονται πρόσωπα ή άλλα προσωπικά στοιχεία που δεν σχετίζονται με το θέμα.
Αν μας δίνετε στοιχεία άλλου προσώπου (π.χ. νέου ενοίκου), βεβαιωθείτε ότι εκείνο γνωρίζει ότι μας τα διαβιβάζετε.
3. Πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα
Οι φόρμες του ιστότοπου αποστέλλονται μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (HTTPS) σε σύστημα αυτοματοποίησης (n8n) και καταχωρούνται στο σύστημα διαχείρισης πελατών μας (Twenty CRM). Και τα δύο λειτουργούν σε υποδομή που ελέγχουμε εμείς. Δεν πωλούμε και δεν εκμισθώνουμε προσωπικά δεδομένα σε τρίτους. Δεν λαμβάνουμε αποφάσεις που βασίζονται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία ή κατάρτιση προφίλ.
4. Σε ποιους κοινοποιούνται
Τα δεδομένα σας είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό της EXPAN και, όπου χρειάζεται, από:
- Συνεργάτες και τεχνικούς (π.χ. ηλεκτρολόγο, υδραυλικό, συντηρητή ανελκυστήρα), μόνο τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας και πρόσβασης για να διεκπεραιωθεί ένα αίτημα.
- Τους λοιπούς ιδιοκτήτες της πολυκατοικίας, στον βαθμό που προβλέπεται για τη διαχείριση (π.χ. η ανάλυση κοινοχρήστων ανά διαμέρισμα).
- Λογιστές και νομικούς συμβούλους, για την τήρηση υποχρεώσεών μας ή τη διεκδίκηση οφειλών προς την πολυκατοικία.
- Παρόχους υπηρεσιών που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό μας, με σύμβαση εκτελούντος την επεξεργασία: φιλοξενία ιστότοπου και υπηρεσία email (Hostinger, με διακομιστές εντός ΕΕ), Cloudflare (προστασία φορμών από spam) και, μόνο με τη συγκατάθεσή σας, Google (Analytics, Maps) και Meta.
- Δημόσιες αρχές, όταν το επιβάλλει ο νόμος.
5. Διαβιβάσεις εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου
Ορισμένοι πάροχοι (Google, Meta, Cloudflare) ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα στις ΗΠΑ. Οι διαβιβάσεις αυτές γίνονται βάσει του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ (EU-U.S. Data Privacy Framework) ή των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
6. Ασφάλεια
Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα: κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, έλεγχο πρόσβασης με προσωπικούς λογαριασμούς, τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και περιορισμό της πρόσβασης μόνο σε όσους τη χρειάζονται.
7. Τα δικαιώματά σας
Σύμφωνα με τα άρθρα 15–22 του GDPR έχετε δικαίωμα:
- πρόσβασης στα δεδομένα σας και λήψης αντιγράφου τους,
- διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων,
- διαγραφής, όταν δεν υπάρχει πλέον νόμιμος λόγος τήρησής τους,
- περιορισμού της επεξεργασίας,
- φορητότητας των δεδομένων που μας δώσατε,
- εναντίωσης σε επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον,
- ανάκλησης της συγκατάθεσης οποιαδήποτε στιγμή, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας πριν από την ανάκληση.
Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, στείλτε email στο [email protected] ή επισκεφθείτε το γραφείο μας. Θα σας απαντήσουμε μέσα σε έναν μήνα. Ενδέχεται να ζητήσουμε στοιχεία για να επιβεβαιώσουμε την ταυτότητά σας.
Αν θεωρείτε ότι η επεξεργασία παραβιάζει τη νομοθεσία, έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1–3, 115 23 Αθήνα, www.dpa.gr).
8. Ανήλικοι
Ο ιστότοπος δεν απευθύνεται σε άτομα κάτω των 15 ετών και δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα τους.
9. Αλλαγές στην πολιτική
Ενδέχεται να ενημερώνουμε την πολιτική αυτή όταν αλλάζουν οι υπηρεσίες μας ή η νομοθεσία. Η ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης αναγράφεται στην κορυφή της σελίδας.